SOftSkill Etika Profesi (TULISAN)

RESUME SKRIPSI

Untuk memenuhi tugas mata kuliah Etika Profesi

Oleh:

Fazri Rahmadhan / 34414093

JURUSAN TEKNIK INDUSTRI

UNIVERSITAS GUNADARMA

PEMELIHARAAN SARANA DAN PRASARANA KANTOR DI KANTOR BALAI PENGEMBANGAN KEGIATAN BELAJAR (BPKB) DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA

Pendahuluan

  a.      Latar Belakang

Keberhasilan suatu lembaga dapat ditentukan dari pencapaian tujuan yang telah direncanakan. Upaya untuk mencapai tujuan tersebut dapat dilakukan dengan memanfaatkan sumber daya yang dimiliki baik sumber daya manusia maupun sumber daya lainnya seperti modal dan sarana prasarana kantor. Manusia merupakan sumber daya yang penting bagi lembaga, karena manusia memiliki kemampuan untuk melakukan kerjasama, menyusun tujuan, dan bekerja untuk mencapai tujuan. Tidak kalah pentingnya sarana dan prasarana kantor yang ada di suatu lembaga juga mempunyai pengaruh besar dalam usaha meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja. Oleh karena itu, dalam suatu lembaga membutuhkan sarana dan prasarana kantor yang dapat memfasilitasi pegawai dalam melaksanakan tugas dan pekerjaannya agar penyelenggaraan kegiatan administrasi maupun kegiatan operasional lainnya dapat berjalan dengan lancar.

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui pemeliharaan sarana dan prasarana kantor di Kantor Balai Pengembangan Kegiatan Belajar (BPKB) DIY dan mengetahui hambatan-hambatan yang muncul dalam pemeliharaan sarana dan prasarana kantor. Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif kualitatif. Subjek penelitian terdiri dari Kepala Balai, Kepala Subbagian Tata Usaha, Pegawai Pemelihara Sarana dan Prasarana Kerja, dan Pegawai Pengadministrasi Keuangan. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah observasi, wawancara, dan dokumentasi. Data yang diperoleh dianalisis secara deskriptif dengan menggunakan reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan dan triangulasi data.

Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor di Kantor Balai Pengembangan Kegiatan Belajar (BPKB) Daerah Istimewa Yogyakarta belum optimal. Salah satunya yaitu sarana kantor yang digunakan dalam bekerja sebagian kotor, berdebu, dan kurang tertata dengan baik. Pengecekan peralatan kantor tidak dilakukan dengan baik. Selain itu, prasarana kantor seperti ruang kantor masih kotor karena tidak dibersihkan dan kurang rapi, kamar mandi juga masih kurang terawat.

  b.      Identifikasi Masalah

1.      Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor belum optimal

2.      Belum memiliki tenaga teknis khusus dan spesifik untuk membantu pemeliharaan dan perawatan sarana dan prasarana kantor.

3.      Upaya pelaksana pemeliharaan sarana dan prasarana kantor dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab belum maksimal

4.      Kesadaran pegawai akan pentingnya pemeliharaan sarana dan prasarana kantor masih kurang.

5.      Belum adanya Standar Operating Procedure (SOP) penggunaan peralatan kantor.

6.      Fasilitas-fasilitas yang tersedia belum dimanfaatkan secara maksimal.

  c.      Tujuan Penelitian

Tujuan penelitian ini dilakukan untuk mengetahui pemeliharaan sarana dan prasarana kantor serta hambatan-hambatan yang muncul dalam pemeliharaan sarana dan prasarana kantor di Kantor Balai Pengembangan Kegiatan Belajar (BPKB) Daerah Istimewa Yogyakarta.

Hasil dan Pembahasan

Sarana kantor yang dimiliki oleh Kantor Balai Pengembangan Kegiatan Belajar (BPKB) DIY mempunyai 9 unit komputer dalam kondisi siap pakai dan 2 unit komputer rusak, sering tidak hidup. Kerusakan komputer disebabkan karena terkena virus, komputer sudah tua, sering mengalami kerusakan, dan setelah beberapa kali diperbaiki tetap rusak kembali sehingga tidak dapat digunakan. Selain itu juga memiliki 8 unit printer dengan kondisi baik dan 2 unit printer rusak karena sering macet. Selanjutnya memiliki 2 70 unit LCD kondisinya baik dan 1 unit LCD kondisi tidak nyala dikarenakan remote hilang, kabel VGA rusak dan berjamur. Kantor Balai Pengembangan Kegiatan Belajar (BPKB) DIY mempunyai 4 unit AC dalam kondisi baik dan 1 unit AC kadang mati dan tidak dingin. Kantor Balai Pengembangan Kegiatan Belajar (BPKB) DIY minimal sudah cukup lengkap memenuhi kebutuhan kantor. 

Pemeliharaan rutin dan berkala di Kantor Balai Pengembangan Kegiatan Belajar (BPKB) DIY dilakukan secara bersama dengan pemeliharaan preventif atau pencegahan, artinya dalam pemeliharaan preventif tidak disediakan waktu khusus oleh pihak Kantor Balai Pengembangan Kegiatan Belajar (BPKB) DIY, sehingga dilakukan dengan pemeliharaan rutin dan berkala. Pemeliharaan rutin terhadap sarana kantor hanya dilakukan dengan menjaga kebersihan dan supaya semua tetap siap pakai seperti menggunakan komputer dengan hati- hati.

Pemeliharaan represif di Kantor Balai Pengembangan Kegiatan Belajar (BPKB) DIY sudah dilakukan. Pemeliharaan represif dilakukan setelah terjadi kerusakan terhadap barang-barang kantor. Namun apabila biaya pemeliharaan melebihi harga barang maka barang tersebut diusulkan untuk dihapus.

Tahapan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor di Kantor Balai Pengembangan Kegiatan Belajar (BPKB) DIY.

a.       Tahapan Perencanaan Pemeliharaan

Perencanaan pemeliharaan sebagai suatu tindakan atau gambaran pekerjaan yang akan dilaksanakan terhadap sarana kantor yang telah diinventaris.

b.      Tahap Pelaksanaan Pemeliharaan

Pelaksanaan pemeliharaan sarana kantor biasanya dilakukan sesuai dengan rencana program kegiatan pemeliharaan sarana kantor.

c.       Tahap Pengawasan Pemeliharaan

Pengawasan pemeliharaan dilakukan secara terus menerus untuk meningkatkan keandalan dan efisiensi sarana yang ada.

d.      Tahap Evaluasi Pemeliharaan

Evaluasi kegiatan pemeliharaan dilakukan agar dapat menilai hasil pemeliharaan, tepat atau tidaknya program yang disusun untuk mendapatkan data sehingga dapat digunakan untuk menyusun program selanjutnya.

Hambatan yang dihadapi olehh Kantor Balai Pengembangan Kegiatan Belajar dalam pemeliharaan sarana dan prasarana kantor meliputi:

a.       Keterbatasa dana

Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor membutuhkan dana. Dana yang digunakan dalam pelaksanaan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor berasal dari APBD. Dana tersebut masih kurang karena dalam pelaksanaan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor membutuhkan biaya yang besar sedangkan dana yang terealiasasi dibatasi oleh Pemerintah. Keterbatasan dana yang dimiliki lembaga mengakibatkan beberapa sarana dan prasarana kantor tidak dapat dirawat dengan baik.

b.      Keterbatasan sumber daya manusia

Keterbatasan sumber daya manusia dilihat dari kuantitas dan keahliannya. Sumber daya manusia yang memiliki kompetensi pemeliharaan sarana dan prasarana kantor sangat dibutuhkan di Kantor Balai Pengembangan Kegiatan Belajar (BPKB) DIY terkait banyaknya sarana dan prasarana yang ada. Sumber daya manusia yang dimaksud harus didukung dengan kemampuan atau kompetensi yang memadai seperti melakukan perbaikan terhadap peralatan yang rusak

Hasil penelitian menunjukkan bahwa pemeliharaan sarana dan prasarana kantor di Kantor Balai Pengembangan Kegiatan Belajar (BPKB) Daerah Istimewa Yogyakarta belum optimal. Pemeliharaan yang dilakukan berupa pemeliharaan rutin, berkala, preventif, dan represif. Perencanaan pemeliharaan sarana kantor dilakukan satu tahun sekali dan disusun secara terpusat. Pelaksanaan pemeliharaan sarana kantor belum berjalan secara maksimal dikarenakan tidak semua sarana kantor dapat dipelihara dan tidak dilakukan dengan teratur sehingga masih ada sarana kantor yang rusak. Pengawasan pemeliharaan sarana kantor dilakukan oleh pegawai-pegawai lain yang menggunakan sarana tersebut. Evaluasi pemeliharaan sarana kantor belum maksimal karena hanya dilakukan secara lisan oleh petugas langsung.

Pemeliharaan prasarana kantor bersifat rutin dilakukan setiap hari. Perencanaan pemeliharaan prasarana kantor dilakukan satu tahun sekali dan disusun secara terpusat. Pelaksanaan pemeliharaan prasarana kantor dilakukan secara secara rutin setiap hari oleh petugas kebersihan. Pengawasan pemeliharaan prasarana kantor dilakukan oleh pegawai-pegawai lain yang menggunakan prasarana tersebut. Evaluasi pemeliharaan prasarana kantor belum maksimal karena hanya dilakukan secara lisan oleh petugas langsung. Hambatan-hambatan yang muncul dalam pemeliharaan sarana dan prasarana kantor adalah keterbatasan dana dan keterbatasan sumber daya manusia untuk pemeliharaan sarana dan prasarana kantor.

Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan mengenai pemeliharaan sarana dan prasarana kantor di Kantor Balai Pengembangan Kegiatan Belajar (BPKB) Daerah Istimewa Yogyakarta dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:

    a.       Pemeliharaan yang dilakukan berupa pemeliharaan rutin, berkala, preventif, dan represif.

   b.      Tenaga pemelihara belum melaksanakan tugasnya secara maksimal dikarenakan tidak ada yang membantu dalam melaksanakan kegiatan.

    c.       Perencanaan pemeliharaan sarana kantor dilakukan satu tahun sekali dan disusun secara terpusat.

    d.      Pengawasan pemeliharaan sarana kantor dilakukan oleh pegawai- pegawai lain yang menggunakan sarana tersebut.

Hambatan-hambatan dalam pemeliharaan sarana dan prasarana kantor yang muncul di Kantor Balai Pengembangan Kegiatan Belajar (BPKB) DIY, yaitu:

   a.       Keterbatasan dana yang digunakan untuk pemeliharaan sarana dan prasarana kantor.

  b.    Keterbatasan sumber daya manusia yang menangani pemeliharaan sarana dan prasarana kantor.

Sumber :

Arimawati, Dyah Suci. (2015). Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Kantor di Kantor Balai Pengembangan Kegiatan Belajar (BPKB) Daerah Istimewa Yogyakarta. Yogyakarta: Universitas Negeri Yogyakarta diakses dari http://eprints.uny.ac.id/25234/1/SKRPSI%20Full_%20Dyah%20Suci%20A%20-%2011402241019.pdf pada tanggal 28 Oktober 2017, pukul 18.28 WIB.